Preparazione del meeting
Un tool per organizzare diversi eventi – come consigli, riunioni del consiglio di amministrazione e altre riunioni di governance aziendale – accessibile al personale amministrativo che organizza riunioni quotidianamente. Con Concilium, ogni evento è personalizzabile: imposta la modalità di accesso; i partecipanti possono accedere utilizzando una tessera NFC o automaticamente. Imposta il numero legale di partecipanti (quorum strutturale) e gestisci in automatico i gruppi di partecipanti per tipologia di riunione.
Lista dei partecipanti
Gli invitati possono partecipare alle riunioni di persona utilizzando l’App mobile Concilium e un microfono, oppure da remoto sempre utilizzando l’App. È anche possibile combinare esperienze di eventi in presenza e virtuali, creando dei veri eventi ibridi con la possibilità di gestire eventuali inviti dell’ultimo minuto.
I partecipanti potranno specificare la loro presenza, richiedere la parola e votare – ovunque si trovino. Ogni utente può essere assegnato a una modalità di partecipazione specifica o cambiarla a ogni riunione.
La tua riunione, la tua agenda
Componi il tuo ordine del giorno o importane uno. Concilium supporta i principali formati per l’import tramite file ed è integrato con i software di gestione documentale più utilizzati. In questo modo si minimizza il lavoro di preparazione delle sedute permettendo ai partecipanti un rapido accesso ai documenti. L’agenda può essere modificata in tempo reale per aggiungere nuovi elementi o argomenti vari discussi durante la riunione e non presenti inizialmente nell’agenda. Le agende possono anche essere salvate come modelli per le tue conferenze future.
Gestione dei documenti
Consultazione degli atti e degli allegati garantita, con le seguenti possibilità:
– inserire facilmente la documentazione tramite flussi di approvazione o direttamente nei formati principali (PDF, Word, PowerPoint e Excel);
– ridurre al minimo il tempo necessario per inviare i file e garantire ai consiglieri più tempo per la loro consultazione e preparazione;
– gestire la riservatezza degli argomenti specificando i criteri di lettura per inclusione ed esclusione: i nostri modelli sono a disposizione per automatizzare le regole di visualizzazione, differenziate per categoria di riunione;
– verificare lo stato di lettura della documentazione tracciando l’apertura dei file, la data in cui l’azione è stata eseguita e l’indirizzo IP utilizzato.
Non puoi partecipare? Delega
Se non puoi partecipare a una riunione ma esprimere il tuo voto è vitale per la conclusione dell’evento, Concilium ti permette di delegare un altro partecipante, tenendo in considerazione il peso che la tua posizione rappresenta nella sessione di voto.
Verbale della riunione Automatico
Concilium genera automaticamente i verbali della riunione e ti permette di creare modelli basati sulle informazioni che desideri vedere nei registri, selezionabili da categorie preimpostate.
Reports instantanei
Concilium genera report istantanei sulla riunione, inclusi i partecipanti attuali e gli eventi che si sono verificati – come accessi, uscite e votazioni – anche su base oraria.
Definizione delle opzioni di voto
Visualizza i risultati delle votazioni in tempo reale, esporta statistiche o genera in automatico i relativi verbali
Trascrizione in tempo reale
Concilium ti fornisce tutti gli strumenti per cercare negli archivi delle riunioni. Attiva la trascrizione e scegli tra oltre 100 lingue. Concilium può generare la trascrizione completa di ogni sessione - supportata dal video e audio dell'evento - che i partecipanti possono scaricare e rivedere.
Interpretariato
Concilium offre un servizio di interpretariato che permette ai partecipanti della riunione di ascoltare gli interventi nella propria lingua. È sufficiente aggiungere gli interpreti necessari alla lista dei partecipanti
Permessi di accesso semplici e granulari
Ogni singola sezione o funzione applicativa è attivabile a seconda delle esigenze.
La gestione dei permessi è altamente granulare, con la possibilità di utilizzare ruoli preimpostati o crearne di personalizzati per un controllo preciso su ogni accesso.
Notifiche smart
Gli SMS, le notifiche push o le email sono gestiti da uno strumento che associa il messaggio all’evento e ai suoi contenuti correlati
Utenti avanzati e gestione dei ruoli
I partecipanti alle riunioni possono essere gestiti localmente o utilizzando i principali SSO: è possibile sincronizzare tutte le informazioni come dati personali, diritti di voto, priorità, o identificare la tipologia di utente, il suo ruolo e appartenenza a gruppi specifici, o metodo di accesso. Inoltre, con Concilium puoi gestire i permessi di accesso a tutte le funzioni del sistema per utente o gruppi di utenti.
Disposizione della sala riunioni
Con Concilium, puoi personalizzare la disposizione della sala in cui si terrà la riunione per un’organizzazione ottimale dei monitor e l’associazione delle postazioni ai partecipanti, oppure puoi utilizzare un layout già esistente.
Gestione dei dispositivi
Tutti i dispositivi utilizzati dai partecipanti alla riunione – come basi microfoniche, smartphone o tablet – sono unicamente associati al login dell’utente per garantire la sicurezza della partecipazione, evitando alterazioni nella presenza o nei voti con una falsa identità.
Quorum
Concilium garantisce la validità delle riunioni grazie ai conteggi in tempo reale dei quorum. È possibile configurare per ogni tipologia di seduta il quorum strutturale (in prima e seconda convocazione): Concilium avviserà gli operatori di regia del mancato raggiungimento del numero legale. Inoltre, gli esiti delle votazioni, saranno validati automaticamente sulla base del quorum funzionale configurato per l’apposito argomento in trattazione.
Le tue riunioni, in diretta!
Moduli di trascrizione, traduzione e streaming per condividere la riunione in diretta su YouTube, un sito privato o Concilium TV. Concilium TV è un portale dove i cittadini possono visualizzare l’archivio delle dirette e le trascrizioni degli eventi.
Bosch Dicentis
Siamo orgogliosi della nostra partnership ufficiale con Bosch per i sistemi di conferenza. Grazie a questa collaborazione, Concilium può dare la migliore modalità di login, di votazione e di gestione degli interventi, offrendo un’esperienza di partecipazione unica.
